Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2012–2013

du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013

Table des matières

• Préface
• Mandat de l'École de la fonction publique du Canada
• Activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Délégation des pouvoirs
• Protocole en cas d'atteinte à la protection des renseignements personnels
• Formation et sensibilisation
• Gouvernance
• Plaintes reçues
• Salle de lecture
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Interprétation du rapport statistique 2012-2013 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexes
  • Rapport statistique
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée complétées (ÉFVP)
  • Arrêtés autorisant la délégation des pouvoirs

Préface

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1^er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège également la vie privée de chacun en empêchant toute autre personne d'avoir accès à ses renseignements personnels. Elle permet en outre aux personnes d'exercer un contrôle important sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2012-2013. Il est déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi.

Mandat de l'École de la fonction publique du Canada

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Son mandat est établi dans sa loi habilitante, la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada; il consiste à

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler le sens commun du résultat, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
• appuyer les fonctionnaires dans la progression de leur carrière;
• contribuer à faire en sorte que les fonctionnaires disposent des connaissances, des habiletés et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins de formation au sein de leur organisation;
• viser l'excellence dans la gestion et dans l'administration publiques.

L'exécution de ce mandat repose sur quatre activités de programme : l'apprentissage de base, le développement du leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

L'École veille à ce que les fonctionnaires acquièrent les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens.

Activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est composé d'un directeur, qui fait office de coordonnateur de l'AIPRP et d'un conseiller en AIPRP. L'École a reçu une augmentation du nombre de demandes au cours de l'exercice visé par le présent rapport. Dans le but de satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un autre conseiller été assignés au Bureau de l'AIPRP pour appuyer les activités liées à la vie privée.

Au cours du dernier trimestre de l'année de référence, les responsabilités du coordonnateur de l'AIPRP ont été transférées au directeur général, Division du marketing et des communications, à l'issue des changements organisationnels amorcés en 2012-2013.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi.

Le Bureau de l'AIPRP de l'École est notamment chargé de ce qui suit

• traiter les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes fédéraux;
• donner des conseils et des orientations aux demandeurs sur l'application de la Loi, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation aux employés de l'École;
• répondre aux questions d'accès à l'information relativement au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
• aider le Commissariat à la protection de la vie privée à régler les plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient divulgués sur le site Web de l'École;
• s'assurer que les fonds de renseignements personnels que possède l'École sont publiés dans Info Source;
• préparer le rapport statistique (joint à l'annexe A du présent rapport) et le rapport annuel sur la Loi, à l'intention du Parlement; et
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail de la collectivité des spécialistes de l'AIPRP du SCT.

Délégation des pouvoirs

Aux fins de l'application de la Loi, la sous-ministre/présidente de l'École délègue les pleins pouvoirs à la directrice générale, Division du marketing et des communications, et à la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Une copie des instruments de délégation signés est jointe en Annexe.

Protocole en cas d'atteinte à la protection des renseignements personnels

L'École est à mettre au point un protocole en cas d'atteinte à la protection des renseignements personnels pour réagir à tout accès non autorisé à des renseignements personnels, ou à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation non autorisée de ces renseignements.

Formation et sensibilisation

D'octobre 2012 à février 2013, le Bureau de l'AIPRP de l'École a organisé et présenté quatre séances de sensibilisation et de formation portant sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au total, 86 employés de l'École ont participé aux séances de sensibilisation et de formation.

En 2012, une nouvelle section sur l'AIPRP a été dévoilée dans le site Web intranet de l'École. Cette section comprend un lien vers la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses aux questions fréquemment posées ainsi qu'un guide pour les agents de liaison de l'AIPRP.

Préparé par le Bureau de l'AIPRP, ce guide a pour but de présenter la législation et la réglementation de l'AIPRP, de décrire les rôles et les responsabilités des intervenants de l'École à l'égard de l'AIPRP, de relever les normes relatives au traitement des demandes, d'informer les agents de liaison de l'AIPRP des procédures à suivre pour récupérer des documents et de dresser la liste des documents de référence à la disposition des agents de liaison de l'AIPRP.

Compte tenu de la charge de travail du Bureau de l'AIPRP, aucune politique, ligne directrice ni procédure relative à la protection des renseignements personnels n'a été mise à jour ou mise en œuvre au cours de l'année de référence.

Gouvernance

Les activités de l'École liées à la protection des renseignements personnels découlent d'un engagement sérieux de l'organisation à l'égard de la gestion de l'information. Le Bureau de l'AIPRP fournit des directives sur la gestion des dossiers liés à la protection des renseignements personnels, et le coordonnateur de l'AIPRP contribue à sensibiliser l'organisation à ces questions et à faire en sorte qu'elles soient prises en compte dans les stratégies de gestion de l'information.

En avril 2010, une nouvelle directive du Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur. Cette directive comprend des mesures relatives à l'obligation de prêter assistance aux demandeurs. Depuis, le Bureau de l'AIPRP a continué de prendre soin d'informer les demandeurs des obligations de l'École en vertu des dispositions relatives à l'obligation de prêter assistance de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP et la structure de gouvernance appuient de façon efficace la gestion de l'accès à l'information au sein de l'organisation. La formation est un élément essentiel de cette gestion. Le Bureau de l'AIPRP est aussi responsable des éléments 12.4, 12.5 et 12.6 de la composante de gestion portant sur la gestion de l'information du CRG, bien que cette composante de gestion n'ait fait l'objet d'aucune évaluation au cours de l'année de référence.

Conformément au CRG, la gestion de l'information constitue une priorité pour l'ensemble de l'organisation et une responsabilité pour les cadres supérieurs et les gestionnaires. L'École participe également aux approches pangouvernementales d'élaboration, d'application et de mise en commun des politiques et des pratiques en matière de gestion de l'information.

Plaintes reçues

Au cours de l'exercice sur lequel porte le rapport, une plainte a été déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au Commissariat à la protection de la vie privée. En date du 31 mars 2013, l'enquête n'était pas encore terminée.

Salle de lecture

Au titre de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir, sur place, des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés. Pour se conformer à cet article, l'École dispose d'une bibliothèque servant de salle de lecture; le public peut s'y présenter sur demande. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Campus Asticou
241, boulevard de la Cité-des-Jeunes, salle 1359
Gatineau (Québec) K1N 6Z2

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, l'École n'a pas entrepris ni mené à bien d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

L'École poursuit ses efforts de mise à jour et de vérification de ses fichiers de renseignements personnels afin de respecter les exigences du SCT.

Interprétation du rapport statistique de 2012-2013 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013, l'École a reçu 15 demandes d'information en vertu de la Loi, et trois demandes de l'exercice précédent restaient à régler. L'École a traité 13 de ces demandes pendant la période de référence et en a reporté cinq à l'exercice suivant.

En outre, l'École a reçu une demande de consultation en vertu de la Loi provenant d'un autre ministère et, à la suite d'un examen de huit pages, elle a recommandé une communication partielle des renseignements.

Règlement des demandes traitées

• Divulgation intégrale : 2
• Divulgation partielle : 9
• Exception complète : 0
• Exclusion complète : 0
• Aucun document à divulguer : 1
• Retrait : 1

Délai de traitement et prorogations

• Demandes traitées dans un délai de 1 à 15 jours : 1
• Demandes traitées dans un délai de 16 à 30 jours : 2
• Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours : 7
• Demandes traitées dans un délai de 61 à 120 jours : 3

Sur les 13 demandes exécutées au cours de la période de référence, sept ont été traitées dans le respect des délais prescrits. Dans neuf cas, l'École a jugé nécessaire de demander une prorogation du délai variant de 16 à 30 jours en raison d'une entrave au fonctionnement ainsi qu'à des fins de traduction.

Exceptions et exclusions

La présente section du rapport statistique vise à dénombrer les demandes pour lesquelles des exceptions et des exclusions bien précises ont été invoquées. Lorsqu'une même exception ou exclusion a été invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est mentionnée qu'une fois dans le rapport.

L'École a invoqué l'exception prévue à l'article 26 (Renseignements personnels) dans neuf demandes et l'exception prévue à l'article 27 (Secret professionnel des avocats) dans une demande.

L'École n'a invoqué aucune exclusion en 2012-2013.

Format des documents divulgués

Des documents sur papier ont été divulgués dans le cas de une demande, des documents sur support électronique l'ont été dans le cas de neuf demandes et des documents ont été divulgués au moyen d'un autre support dans le cas de une demande.

Pages pertinentes divulguées

Une augmentation importante du nombre de pages traitées et divulguées a été enregistrée par rapport à l'exercice précédent.

En tout, 21 796 pages ont fait l'objet d'une communication totale, et 11 353 pages ont fait l'objet d'une communication partielle, pour un total de 33 49 pages, comparativement à 1 362 pages divulguées en 2011-2012.

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2011-2012

Présomption de refus

En tout, quatre demandes ont été traitées après le délai prescrit par la Loi en raison du nombre de pages que le Bureau de l'AIPRP avait à traiter pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Coûts

Selon les estimations, les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels engagés par le Bureau de l'AIPRP s'élèvent à 134 002 $, et les frais généraux et les frais d'entretien sont de 2 009 $, ce qui équivaut à un total de 136 011 $. Les ressources affectées à ces activités en 2012-2013 étaient de trois employés à temps partiel.

Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Au cours de l'exercice 2012-2013, aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu de l'alinéa 8(2)m).

Annexes

Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013

Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Nombre de demandes

Reçues pendant la période visée par le rapport : 15
En suspens à la fin de la période de rapport précédente : 3
Total : 18
Fermées pendant la période visée par le rapport : 13
Reportées à la prochaine période de rapport : 5

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

Paragraphe 18(2) : 0

Alinéa 19(1)a) : 0
Alinéa 19(1)b) : 0
Alinéa 19(1)c) : 0
Alinéa 19(1)d) : 0
Alinéa 19(1)e) : 0
Alinéa 19(1)f) : 0

Article 20 : 0

Article 21 : 0

Sous-alinéa 22(1)a)(i) : 0
Sous-alinéa 22(1)a)(ii) : 0
Sous-alinéa 22(1)a)(iii) : 0
Alinéa 22(1)b) : 0
Alinéa 22(1)c) : 0

Paragraphe 22(2) : 0

Article 22.1 : 0

Article 22.2 : 0

Article 22.3 : 0

Alinéa 23a) : 0
Alinéa 23b) : 0

Alinéa 24a) : 0
Alinéa 24b) : 0

Article 25 : 0

Article 26 : 9

Article 27 : 1

Article 28 : 0

2.3 Exclusions

Alinéa 69(1)a) : 0
Alinéa 69(1)b) : 0

Article 69.1 : 0

Alinéa 70(1)a) : 0
Alinéa 70(1)b) : 0
Alinéa 70(1)c) : 0
Alinéa 70(1)d) : 0
Alinéa 70(1)e) : 0
Alinéa 70(1)f) : 0

Article 70.1 : 0

2.4 Support des documents divulgués

Communication totale :

• Papier : 1
• Électronique : 0
• Autres : 1

Communication partielle :

• Papier : 0
• Électronique : 9
• Autres : 0

Total :

• Papier : 1
• Électronique : 9
• Autres : 1

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raison des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard : 4

Raison principale :

• Charge de travail : 4
• Consultation externe : 0
• Consultation interne : 0
• Autres : 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

De l'anglais au français :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Du français à l'anglais :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) : 0
Alinéa 8(2)m) : 0
Total : 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction reçues : 0
Demandes de correction acceptées : 0
Demandes de correction refusées : 0
Mentions annexées : 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

Dépenses :

• Salaires : 134 002 $
• Heures supplémentaires : 0 $
• Biens et services : 2 009 $
  • Marché pour les EFRVP : 0 $
  • Marchés de services professionnels : 0 $
  • Autres : 2 009 $
• Total : 136 011 $

8.2 Ressources humaines

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée complétées (ÉFVP)

Institution : École de la fonction publique du Canada

Nombre d'ÉFVP complétés : aucune

Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Original signé par :

Linda Lizotte-MacPherson
Sous-ministre/présidente
École de la fonction publique du Canada

Ottawa (Ontario)
Le 13 décembre 2012

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice générale, marketing et communications, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Original signé par :

Linda Lizotte-MacPherson
Sous-ministre/présidente
École de la fonction publique du Canada

Ottawa (Ontario)
Le 10 mars 2013

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